La problématique de la gestion des EPI est très complexe, en raison des nombreuses règlementations et des contraintes liées à l’utilisation du matériel. Pourtant, c’est une question cruciale pour l’entreprise car elle met en jeu la sécurité et le confort des salariés.

Quelles sont les lignes directrices d’une bonne gestion des équipements de protection individuelle ? Faut-il utiliser un logiciel dédié, et pourquoi ? Faisons ensemble le point sur les avantages et inconvénients des différentes méthodes de gestion des EPI.

En quoi consiste la gestion des EPI ?

Pour assurer une bonne gestion des EPI au quotidien, il est primordial de bien connaître les risques liés à la conformité ou non-conformité des équipements. Le Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP) est le point de départ d’une bonne gestion des équipements de protection individuelle. Il doit servir de support d’information à tout salarié et peut aider à définir un plan d'action pour réduire les accidents de travail.

Le travail de gestion des EPI nécessite tout d’abord une veille permanente concernant la législation des EPI. En effet, celle-ci est abondante et change régulièrement.

La gestion des EPI repose ensuite sur trois opérations impératives et complémentaires :

• L’identification individuelle des EPI à disposition
• Le suivi des EPI utilisés
• Le contrôle de l’état des EPI

La première étape consiste à vérifier à l’achat le numéro IDN et la notice constructeur afin de prendre connaissance des caractéristiques de fonctionnement et de la durée de vie de chaque équipement.

La deuxième étape concerne le suivi et le contrôle des EPI. Lors de la mise en service, on procédera à l’établissement d’une fiche de vie qui facilitera le suivi. Celle-ci sera complétée par des fiches de contrôles.

En fonction des équipements ou des recommandations du fabricant, on pourra regarder ce qui doit être contrôlé ou mis au rebut tous les mois, plusieurs fois par an ou annuellement.

Les différentes solutions pour assurer le suivi des EPI

Quels sont les moyens mis à disposition des services QHSE pour assurer le suivi d’un parc d’équipements ? Un fichier Excel peut-il suffire, ou bien doit-on utiliser un logiciel spécialisé ? Tour d’horizon des solutions permettant de gérer et garantir la traçabilité des EPI.

Ø Suivi des EPI avec Excel

Le tableur Excel est encore un outil répandu pour le suivi des EPI dans les petites et moyennes entreprises et dans les collectivités. Sa simplicité de mise en oeuvre peut être un atout lorsque le nombre d’équipements à gérer est faible. Cependant - et même dans ce cadre - Excel est-il fiable à l’usage ?

Parmi les principaux inconvénients, on pourra avancer le risque d’erreur de saisie et l’impossibilité de paramétrer des alertes pour les dates de contrôle des EPI. 

D’autre part, étant donné la sensibilité des informations présentes dans le fichier excel, un stockage sur serveur est une priorité pour éviter la perte définitive de données.

Les contrôles et mises à jours des données sont rendus fastidieux avec cette méthode.

Ø L’ERP : “Enterprise Resource Planning” ou progiciel de gestion intégré

Les fournisseurs disposent généralement d’un outil de gestion intégré permettant l’enregistrement des informations sur les équipements de protection individuelle.

Un progiciel de gestion intégré ou ERP présente l’avantage d’avoir une mine d’informations disponibles puisqu’il repose sur la base de données de l’entreprise. Le développement de module sur-mesure est possible, mais les coûts associés sont très élevés.

D’autre part, outre l’aspect fonctionnel qui est souvent peu ergonomique, la saisie des informations rattachées aux opérations sur les équipements sur un ERP est fastidieuse.

Ø Suivi des équipements avec un logiciel dédié

C’est la solution qui a le vent en poupe ! Généralement, on peut intégrer des données automatiquement (historique des EPI, informations sur les porteurs, diverses habilitations…) et générer les alertes de contrôle ainsi que la gestion des stocks disponibles.

Un logiciel de gestion des EPI permet en plus de gérer des modules complémentaires, comme la ressource documentaire législative, la déclaration des accidents du travail…

L’inconvénient majeur repose sur les possibles erreurs de saisie qui font peser un risque sur la sécurité des employés.

Ø Keep Control : une solution globale

Pour répondre aux besoins spécifiques des services QHSE, nous avons créé Keep Control, une solution globale et innovante qui permet de créer un lien entre le porteur d’EPI et son entreprise, grâce à l’identification de ses équipements. Nous assurons la traçabilité des équipements par le marquage avec un identifiant interopérable.

Le porteur quant à lui accède aux informations sur ses équipements via le QR Code présent dans chaque EPI.

Le principal avantage de notre solution réside dans la fiabilité du suivi de chaque équipement soumis à un contrôle. En facilitant le suivi des EPI, Keep Control permet d’éviter de jeter des équipements considérés comme des consommables, alors qu’ils sont durables.

Pourquoi faire appel à Keep Control pour gérer ses EPI ?

Maîtriser la traçabilité de ses EPI à distance

Grâce à l’interopérabilité du marquage, l’entreprise maîtrise la traçabilité de ses EPI  à distance. Toutes les opérations réalisées durant le cycle de vie des EPI sont enregistrées dans le logiciel, depuis la mise en circulation jusqu’au recyclage de l’équipement en passant par les diverses réformes.

Garantir la conformité et le bon usage des EPI

En mettant à disposition des porteurs un moyen efficace de suivre leurs équipements, Keep Control permet d’améliorer la sécurité des utilisateurs et garantir un meilleur usage des EPI. Les porteurs ont accès aux documents utiles à chaque fois qu’ils utilisent leurs équipements et ils sont alertés directement lorsqu’un EPI est jugé non conforme.

Développer la culture sécurité dans l’entreprise

Faire évoluer les habitudes concernant la sécurité au sein de l’entreprise est un défi pour tout service QHSE. L’utilisation de Keep Control aussi bien par le porteur que par l’employeur permet de sensibiliser et développer une culture sécurité dans l’entreprise tout en réduisant le niveau de risque.

Réduire les ressources mobilisées par l’entreprise

Keep Control permet de réaliser des économies substantielles en évitant le renouvellement inutile des EPI grâce à une meilleure gestion des équipements et matériels.

Vous voulez en savoir plus sur notre logiciel de gestion des EPI ? Contactez-nous maintenant.